Digitalisierung des Konzern-Lizenzmanagements

Ausgangslage

Nach dem Merger war das Lizenzmanagement über den Konzern verteilt – ohne einheitliches Betriebsmodell und ohne durchgängiges Werkzeug. Betroffen waren 600 Service Manager in 17 Geschäftseinheiten. Redundante und ungenutzte Lizenzen ließen sich so kaum erkennen, und für Entscheidungen über den Lizenzbestand fehlte eine gemeinsame Grundlage.

Unser Auftrag

Im Mittelpunkt stand ein wirksames Lizenzmanagement, das redundante und ungenutzte Lizenzen konsolidiert. Wir steuerten die Transformation und verbanden dabei Organisation und Werkzeug: Wir gestalteten das künftige Betriebsmodell, bauten eine neue Lizenzmanagement-Einheit auf und begleiteten Entwicklung und Einführung einer zentralen Lizenzmanagement-App.

Vorgehen

Ausgangspunkt war eine intensive Organisationsanalyse. Daraus entwickelten wir zunächst ein Übergangs-Betriebsmodell und gestalteten das künftige Betriebsmodell mit Organisation, Prozessen, Zusammenarbeit, Skills, Daten und Werkzeugen. Die Lizenzmanagement-Einheit bauten wir nach dem Vorbild eines Nearshore-Service-Centers vollständig neu auf, mit eigenen Teamstrukturen, Skills, Prozessen und Aufgaben.

Aus derselben Analyse leiteten wir die Anforderungen an die App ab. Mit dem künftigen Product Owner begleiteten wir Entwicklung und Einführung, steuerten den Technologiepartner und befähigten die beteiligten Stakeholder. Die App digitalisierte die Prozesse und die Abstimmung zwischen der neuen Einheit und den Geschäftseinheiten und unterstützte die neuen Entscheidungswege.

Worauf es ankam

Ein Werkzeug allein hätte das verteilte Lizenzmanagement nicht zusammengeführt. Zuständigkeiten, Skills und Zusammenarbeit mussten gleichzeitig mit der App entstehen, und die neue Einheit musste arbeitsfähig werden, während der Konzern nach dem Merger zusammenwuchs. Zugleich mussten die Service Manager in den Geschäftseinheiten die gemeinsamen Abläufe annehmen. Erst wenn die App die gemeinsamen Prozesse unterstützte und die Entscheidungswege abbildete, konnten unnötige Lizenzen konsequent vermieden werden.